第一条 为加强对档案资料的规范管理,切实发挥档案资料对学院工作的凭证依据、工作查考、知识积累、历史研究等方面的作用,根据《高等学校档案管理办法》、《bwin必赢登录入口各部门归档范围、保管期限、分类号标识查询表》等相关规定,结合学院实际,制定本办法。
第二条 本办法所称的档案,是指bwin唯一官方网各部门在从事招生、教学、科研、学科建设、人才培养、服务社会等各项活动中形成的对学院有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录,既包括原始文件,也包括有重要保存价值的复制件。
第三条 全院教职工,无论其岗位、职责,均具有维护档案资料的形成与积累、维护档案资料的齐全、完整与安全的责任。
第四条 bwin唯一官方网档案资料实行集中统一领导,分级管理的原则,各部门应妥善管理本部门形成的档案资料,按规定在档案室集中保存。
第五条 bwin唯一官方网档案工作由院长领导,工作机构设在行政综合办公室,负责对学院档案资料工作进行统筹规划,组织协调,统一制度,监督指导。
第六条 机关各部门应设专人兼管文件档案工作,对本部门应形成档案资料的完整、准确、系统与安全负责。
第七条 机关各部门应对本部门现存的档案资料进行系统摸排和科学整理,特别是对年份较为久远,对学院各项事业有重大保存价值的历史档案资料进行抢救式保护,对于资料不全的档案,要通过走访、征集等手段进行补充,确保学院历史档案资料系统完整。
第八条 学院教职员工既是档案资料的形成者,又是实际管理者,应提高思想认识,恪尽职守,遵守纪律。
第九条 对学校要求应立卷归档的材料,必须按照规定,定期向学校档案馆进行移交。同时应备份电子文档或复制件,由学院档案室集中管理。
第十条 机关各部门应按照学院规定,及时统一将立卷归档的档案材料向学院档案室移交,履行必要的移交手续,任何人不得据为己有。集中归档工作一般于每学期初第一个月完成,每年集中归档两次。重要材料或保密材料可随时归档。
第十一条 机关各部门应根据其业务职能,明确本部门应形成的档案,并对档案材料的保管期限、密级作出规定,应当建立《档案分类编码表》和档案目录,便于档案资料的分类、检索和利用。
第十二条 机关各部门应定期对档案材料的保存状态进行核查,对超过保管期限的档案资料,经审查仍然具有保存价值的资料应按照新的保管期限进行妥善保存,对于失去保存价值的档案材料应报请党政联席会议审议后,组织销毁。
第十三条 机关各部门应编制档案文件资料目录,以便快速准确查找所需档案材料。
第十四条 档案借阅利用时履行借阅手续,确保档案的合理利用与安全保管。
第十五条 下列行为之一的,将依法依规追究责任:
(一)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;
(二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;
(三)涂改、伪造档案的;
(四)擅自出卖、赠送、交换档案的;
(五)不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;
(六)其他违反档案法律法规的行为。
第十六条 岗位变动或离任,移交工作时应同时移交系统规范的档案材料,行政综合办公室负责检查督促,不按规定移交的,不得进行岗位变动。
第十七条 本办法自公布之日起施行。